En kontorsflytt berör hela verksamheten. Möbler och utrustning ska hamna rätt, tekniken behöver fungera och medarbetarna behöver veta vad som förväntas av dem. Med en gemensam tidsplan och tydlig ansvarsfördelning minskar risken för missförstånd och onödiga avbrott. Här går vi igenom vad ni bör göra före, under och efter flytten.
Börja planera kontorsflytten i god tid
Vi på OCT rekommenderar att ni börjar planera minst tre månader före flytten och bokar eventuell flyttfirma minst två månader i förväg. Anpassa framförhållningen efter flyttens omfattning och verksamhetens behov.
Börja med att:
- Utse en intern flyttansvarig som håller ihop tidsplanen och samordnar alla parter.
- Inventera möbler, utrustning och dokument. Notera vad som ska flyttas, sparas eller avvecklas. Bilder och specifikationer underlättar planering och offertförfrågningar.
- Gör en gemensam tidsplan för förberedelser, packning, transport och återstart.
- Informera personalen tidigt om flyttdatum och hur deras arbete påverkas.
Bestäm redan vid inventeringen vad som inte ska följa med. Möbler som blir över kan exempelvis säljas, skänkas eller återvinnas. Läs mer om avveckling av inventarier.
Fördela ansvaret innan arbetet börjar
Skriv ned vem som ansvarar för varje del av flytten. Om ni anlitar en flyttfirma behöver det framgå vad uppdraget omfattar och vad företaget ska ordna självt.
- Flyttansvarig samordnar tidsplan, kontaktpersoner och information till avdelningarna.
- Medarbetarna följer instruktionerna för packning och märkning av sina arbetsplatser.
- IT-ansvarig planerar säkerhetskopiering, hantering av teknik och återstart av datorer och nätverk.
- Flyttfirman, om ni anlitar en, utför de uppgifter ni har avtalat om, exempelvis packning, transport och montering.
Var särskilt tydliga med vem som kopplar ur och installerar tekniken samt vem som ansvarar för känsliga dokument och data.
Kontrollera den nya lokalen
Stäm av inventeringen mot den nya lokalens planlösning innan ni börjar packa. Bestäm var arbetsplatser, möbler och utrustning ska placeras och använd samma rumsnamn i hela flyttplanen.
Kontrollera också att:
- Nätverk och annan teknisk infrastruktur är planerade för verksamhetens behov.
- Det är bestämt vem som monterar möbler och installerar utrustning.
- Tillträde, leveranser samt lastning och lossning är samordnade.
- Tidplanen ger utrymme att installera och testa viktiga funktioner innan personalen börjar arbeta.
Planera vilka delar av verksamheten som behöver komma igång först. Flytt i etapper eller under en helg kan vara alternativ för att minska påverkan på arbetet.
Packa och märk enligt en gemensam plan
En tydlig märkning gör det enklare att placera allt rätt direkt vid lossningen. Använd samma beteckningar på kartonger, möbler, inventeringslistor och planen för den nya lokalen.
- Kartonger: Packa per avdelning eller arbetsplats. Märk med innehåll och destination. Markera ömtåligt innehåll och eventuell anvisning om hur kartongen ska stå.
- Möbler: Märk varje möbel med rätt rum eller arbetsplats. Håll ihop och märk delar från möbler som demonteras.
- Teknik: Märk utrustning så att den kan kopplas till rätt arbetsplats. Planera skyddande emballage och särskild hantering för känslig utrustning.
Informera berörda och uppdatera företagets uppgifter
Informera medarbetare, kunder och leverantörer i god tid. Berätta när flytten sker, vilken adress som gäller och om tillgänglighet, öppettider eller leveranser påverkas.
Uppdatera adressen hos berörda myndigheter och i företagets egna kanaler. Gå även igenom hyresavtal och de avtal och tjänster som behöver flyttas, avslutas eller ändras.
Stäm av arbetet på flyttdagen
Flyttansvarig bör vara tillgänglig under dagen och börja med en gemensam genomgång av tidsplan, kontaktpersoner och arbetsfördelning.
- Säkerställ tillträde till båda lokalerna och visa var lastning och lossning ska ske.
- Peka ut ömtåliga föremål och utrustning som kräver särskild hantering.
- Samordna ordningen för teknik och andra viktiga funktioner med IT-ansvarig.
- Meddela ändringar till alla som berörs.
- Stäm av leveransen mot inventeringen och notera sådant som saknas eller verkar skadat.
Kontrollera det nya kontoret och lämna över det gamla
Innan personalen börjar arbeta behöver arbetsplatserna vara monterade och viktig teknisk utrustning installerad och testad. Kontrollera att möbler, dokument och utrustning finns på rätt plats och att medarbetarna vet hur de kommer igång.
Gå därefter igenom den gamla lokalen. Säkerställ att inget som ska sparas finns kvar och att överblivna inventarier har hanterats. Stäm av vad som krävs inför överlämningen och planera eventuell flyttstädning av kontoret.
Behöver ni hjälp med planering eller genomförande? Läs mer om hur OCT arbetar med företagsflytt.
