Rätt flyttfirma behöver kunna hantera ert kontors utrustning, tidsramar och praktiska förutsättningar. När ni jämför alternativ behöver ni därför titta på både erfarenhet, resurser, ansvar och pris. Vi går igenom vad ni bör kontrollera innan ni bokar en företagsflytt.
Välj en flyttfirma med erfarenhet av liknande uppdrag
Utgå från hur väl flyttfirmans tidigare uppdrag motsvarar er flytt. Ett kontor med många arbetsplatser, känslig teknik eller omfattande arkiv ställer andra krav än en mindre flytt med främst möbler.
Be flyttfirman beskriva ett jämförbart uppdrag och fråga:
- Hur många arbetsplatser omfattade flytten?
- Hur hanterades teknik, dokument och ömtålig utrustning?
- Hur planerades arbetet för att begränsa avbrott i verksamheten?
- Vem ansvarade för projektledning och samordning?
Be gärna om en referens från ett liknande uppdrag. Fråga referenskunden hur tidsplan, kommunikation och genomförande fungerade.
Kontrollera trafiktillstånd och försäkringsskydd
Kontrollera att den som utför transporten har rätt trafiktillstånd. Ni kan söka på företagets organisationsnummer i Transportstyrelsens e-tjänst.
Be också om information om flyttfirmans försäkringsskydd. Fråga vad det omfattar, vilka undantag som finns och om särskilt värdefull eller känslig utrustning behöver en extra försäkring.
Fråga vilka avtalsvillkor flyttfirman använder. Kontor 2003 är standardvillkor för kontorsflytt som reglerar bland annat ansvar, skador och förseningar när de ingår i avtalet. Be flyttfirman förklara vilka ersättningsbegränsningar som gäller för just ert uppdrag.
Begär offerter som går att jämföra
Ge flyttfirmorna samma underlag. Då blir det lättare att jämföra både pris och omfattning.
Ta med:
- Adresser och flyttdatum för hämtning och leverans.
- Lokalernas storlek och antal arbetsplatser, tillsammans med en uppskattning av mängden möbler och utrustning. Bifoga gärna bilder och en inventeringslista.
- Åtkomst i båda lokalerna, exempelvis hiss, trappor och lastmöjligheter.
- Önskade tjänster, som packning, montering, uppackning eller magasinering.
- Tung, ömtålig eller känslig utrustning som kräver särskild hantering.
Jämför sedan vad offerterna faktiskt omfattar. En offert med lägre totalsumma kan exempelvis sakna emballage eller montering som ingår i ett annat förslag.
Be om tydliga besked om:
- Priset är fast eller baserat på löpande tid.
- Moms ingår eller tillkommer.
- Helg- eller kvällsarbete påverkar priset.
- Några avgifter eller tjänster kan tillkomma.
- Hur priset påverkas om omfattningen eller förutsättningarna ändras.
Bestäm vem som ansvarar för vad
Skriv ned arbetsfördelningen mellan företaget, flyttfirman och eventuell IT-partner. Utgå inte från att alla moment ingår bara för att flyttfirman erbjuder dem.
Bestäm särskilt vem som:
- Packar, märker och skyddar inventarierna.
- Demonterar och monterar möbler.
- Kopplar ur, installerar och testar teknisk utrustning.
- Hanterar känsliga dokument.
- Tar emot leveransen och kontrollerar placeringen.
Om ni behöver flyttstädning eller hjälp med avveckling av inventarier bör även det finnas med i beställningen.
Säkerställ att resurserna räcker för er tidsplan
Be flyttfirman förklara hur uppdraget ska bemannas och vilka fordon och hjälpmedel som behövs. Kontrollera att resurserna finns tillgängliga på det datum ni behöver flytta.
Fråga också vem som blir er kontaktperson, om underentreprenörer används och vem som samordnar arbetet om något ändras. Behöver vissa arbetsplatser eller funktioner komma på plats först ska det framgå av planen.
Samla överenskommelsen i ett skriftligt avtal
Innan ni bokar bör ni ha ett skriftligt avtal som anger omfattning, pris, tider, ansvar och tillämpliga villkor. Kontrollera även vad som gäller vid ändringar, avbokning, förseningar och hur eventuella skador ska anmälas.
Välj den flyttfirma som kan visa hur uppdraget ska genomföras och ge tydliga besked om vad ni betalar för. Vill ni veta mer om vilken hjälp som kan ingå? Läs om OCT:s tjänster inom företagsflytt.
